Z naslednjo brezplačno akcijo v eGlasniku (tudi z brezplačnim preizkusnim računom) lahko pred 25. 5. 2018* posodobite vaše obstoječe zbirke stikov ter soglasja za trženje z e-pošto, če ta ne ustrezajo zahtevam nove evropske Splošne uredbe o varstvu podatkov GDPR (hiter pregled, še več informacij).

Najprej preglejte, ali so morda kateri izmed vaših stikov že ustrezno urejeni na osnovi drugih podlag oz. ustrezno pridobljenih soglasij, kot opisano na tej povezavi. Za preostale stike pa nato priporočamo, da sledite 5 korakom spodaj vsaj 1 mesec pred 25. 5. 2018.

Če še nimate eGlasnika, naročite brezplačen preizkusni račun.

Za vašo varnost: Skladnost naslednjih informacij z zakonodajo zagotavlja pravna pisarna JK Group d.o.o. (kontakt za strokoven nasvet).

Če pa bi morda kadarkoli potrebovali pomoč pri pripravi, se nam, prosimo, oglasite na eGlasnikovo uporabniško podporo, da vse potrebno uredimo skupaj.

1. Ločite stike na osebne in poslovne

Vsi stiki namreč ne zapadejo pod GDPR. Ureditev v skladu z GDPR je nujno potrebna za stike, ki pomenijo osebne podatke (npr. hranite njihov osebni naslov, kot ime.priimek@podjetje.si). Medtem ko po mnenju informacijskega pooblaščenca zgolj poslovni naslovi (npr. prodaja@podjetje.si) ne zapadejo pod GDPR, če na njihovi podlagi ni mogoče ugotoviti, na katero osebo se nanašajo.

V eGlasniku vse stike shranite v datoteko ter jih ločite v dve datoteki z naslednjim orodjem:

2. Avtomatsko dobljene poslovne stike preglejte in uredite

Dobljeno datoteko poslovnih stikov odprite npr. s programom Excel.

Preglejte, da so vsi e-naslovi nedvomno zgolj poslovni (mnenje IP, tj. ne pomenijo povezave z neko osebo, glejte tudi pojasnilo o avtomatskem delovanju na strani orodja za ločevanje). Pri stikih, za katere ste v dvomih, priporočamo, da jih obravnavate kot osebne podatke.

Če imate ob poslovnih e-naslovih zaveden še kak osebni podatek (npr. osebno ime), v tej fazi priporočamo, da ta podatek učinkovito in trajno izbrišete iz vaših podatkovnih zbirk (in seveda iz eGlasnika) ter obdržite zgolj poslovni e-naslov. Tako lahko te naslove obdržite brez pridobivanja novega soglasja po GDPR in ohranite priložnost, da od stranke s časom ponovno pridobite (s soglasjem) še druge podatke, ki jih morda potrebujete.

3. Uvozite v eGlasnik

Datoteki z osebnimi in poslovnimi stiki uvozite v eGlasnik (lahko tudi brezplačen preizkusni račun) v novi kategoriji stikov, npr. »GDPR osebni« in »GDPR poslovni«. Posebej preverite, da so se uspešno uvozili vsi osebni stiki (št. posodobljenih). Število posodobljenih stikov mora biti enako številu stikov v vhodni datoteki s stiki.

Če še nimate eGlasnika, naročite brezplačen preizkusni račun.

4. Pripravite GDPR kampanje

V eGlasniku izberite predlogo "GDPR soglasje" (v razdelku "Dopisi, obvestila") ter jo prilagodite vašemu podjetju.

Na naslednji strani za pregled kampanje in izbiro stikov izberite kategorijo z osebnimi stiki, ki ste jo ustvarili ob uvozu. Pod seznamom kategorij odkljukajte še nov filter "GDPR filter".

Za vašo informacijo: Filter »GDPR filter« poskrbi, da lahko vnaprej nastavite več zaporednih kampanj vsem osebnim stikom, pošta pa bo vsakič poslana zgolj tistim stikom, ki vam še niso podali novega soglasja. Uporaba tega filtra (in uporaba predloge GDPR oz. vsebnost povezave na potrditev soglasja GDPR) določi, da gre za brezplačno kampanjo v skladu s to posebno akcijo.

Svetujemo vam, da vnaprej pripravite in oddate okvirno 4-5 takih brezplačnih GDPR kampanj v enotedenskih razmikih (oz. s kakršnokoli drugačno dinamiko po vaši presoji v skladu z vašim boljšim poznavanjem vaših strank).

5. Spremljajte rezultate in uredite pred 25. 5. 2018

Stiki, ki vam bodo podali novo soglasje za pošiljanje sporočil, bodo uvrščeni v novo samodejno ustvarjeno kategorijo stikov "#chr GDPR consent". Prav tako bodo v polju »Vir podatkov« vsebovali podatke o podanem soglasju. Stiki, ki vam bodo podali tudi novo soglasje za beleženje ogledov in klikov ter analitiko pa bodo dodani še v novo kategorijo "#chr GDPR analytics".

Če ocenjujete, da odziv na akcijo še ni bil dovoljšen, jo pred 25. 5. 2018 lahko še ponovite. Po potrebi se nam oglasite za morebiten dodaten nasvet za pridobitev soglasij.

Pri stikih, ki ste jih vključili v GDPR kampanje (tj. uporaba filtra "GDPR filter" ob oddaji kampanje), a vam niso podali soglasja za beleženje klikov in ogledov sporočil (tj. niso v kategoriji "#chr GDPR analytics"), bo ta funkcionalnost na dan 25. 5. 2018 samodejno izključena.

Nekaj dni pred 25. 5. 2018 tiste osebne stike, ki vam niso podali vsaj novih soglasij za hrambo e-naslova in pošiljanje e-pošte (tj. niso v kategoriji "#chr GDPR consent") in pri katerih tudi nimate kakšne druge pravne podlage za to (več informacij), izbrišite. V eGlasniku to izvedete tako, da najprej vse stike deaktivirate. Nato pa ponovno aktivirate stike v kategoriji "#chr GDPR consent", stike v kategoriji vaših poslovnih stikov ter stike v kategorijah, kjer imate stike z morebitnimi drugimi pravnimi podlagami za pošiljanje sporočil (oz. aktivirate vse stike, ki jih ne želite izbrisati). Za tem prikažite vse stike ter izbrišite vse, ki so ostali neaktivni. Če v ta korak niste popolnoma prepričani, se nam oglasite na uporabniško podporo, da to izvedemo skupaj.

Če bi kljub novi zakonodaji GDPR želeli uporabo Seznama prejemnikov, ki ne želijo prejemati skupinskih sporočil brez izrecnega soglasja v skladu z mnenjem IP (ki pa je bilo podano še pred GDPR), se nam, prosimo, prav tako oglasite pred izvedbo GDPR kampanj in ponovno pred izbrisom stikov.

__________________
* Opomba: Predlog prihajajočega zakona ZVOP-2 (več informacij, posebno 122. člen) uvaja 1 letno prehodno obdobje, tj. do 25. 5. 2019. Vendar pa tudi v tem času terja aktivnost, prav tako pa ni mogoče zagotoviti, ali bo določba obveljala ter kdaj bo zakon sprejet.

Menite, da bi to koristilo tudi vašim prijateljem?